Zarządzanie wiedzą – dlaczego to takie ważne? W obszernej i wciąż poszerzanej literaturze przedmiotu dotyczącej zarządzania wiedzą w organizacjach publicznych oraz biznesie stale powtarza się podstawowe założenie: nowoczesne firmy oraz instytucje już dawno odeszły od realizacji modelu zorientowanego na produkcję, a stopniowo rezygnują również z modelu czysto rynkowego, czyli nastawionego na aktualne i długofalowe wymagania rynku. Mniej więcej od lat 90. ubiegłego wieku wiodące firmy zachodnie, a w ślad za nimi także polskie przedsiębiorstwa i organizacje, modyfikują swoje cele oraz wdrożone rozwiązania na rzecz nowego modelu funkcjonowania, opartego na wiedzy. Co prawda do dziś zdecydowana większość funkcjonujących w Polsce przedsiębiorstw wciąż traktuje efektywne i elastyczne zarządzanie wiedzą jako optymistyczną deklarację, jednak wszystko wskazuje na to, że w najbliższych latach ulegnie to zdecydowanym zmianom na lepsze. Jakie cechy ma przedsiębiorstwo zorientowane na zarządzanie wiedzą i dlaczego warto zmieniać standardy?
Wiedza jest wartością
O wysokim stopniu rozwoju przedsiębiorstw świadczą nie tyle wysokie obroty i masowa produkcja, ile unikalność zasobów, jakość i innowacyjność, umiejętność dostosowania zachodzących w firmie procesów do wymagań rynku oraz otwarcie się na współpracę z klientem. Dzięki temu mocno rozwojowe oraz bardzo konkurencyjne okazują się również małe firmy i start-upy, które nierzadko mogą pochwalić się najlepszymi standardami w organizacji pracy. Niewątpliwie ogromny wpływ ma na to transparentność oraz łatwy dostęp do gromadzonej w firmie wiedzy. Tam, gdzie praca zespołowa odgrywa większą rolę niż decyzje jednego kierownika, tam wymiana informacji oraz doświadczeń, czyli zarządzanie wiedzą firmową, dodaje przedsiębiorstwu energii oraz inspiruje do rozwoju.
Na jakie konkretne korzyści przekłada się skuteczne zarządzanie wiedzą w firmie? Jak pisze Piotr Tomczak w tekście Jak polskie firmy zarządzają wiedzą („E-mentor” nr 3(10)/2005) przede wszystkim na wzrost przychodów i ograniczenie kosztów. Przychody rosną wtedy, gdy wszystkie zatrudnione w firmie osoby zaangażowane w jakikolwiek sposób w pracę z klientem dobrze znają rynek, potrafią sporządzić trafną charakterystykę potrzeb oraz zachowań klientów, tworzą spójna strategię marketingową i wreszcie potrafią dopasować swoje działania do potrzeb klienta. Natomiast ograniczenia kosztów możliwe są dzięki gruntownej wiedzy o firmie, pozwalającej na wyeliminowanie zduplikowanych działań, szybsze podejmowanie właściwych decyzji, a nawet skrócenie czasu pracy po zredukowaniu mało istotnych oraz całkiem zbędnych czynności. Dlatego zarządzanie wiedzą jest takie ważne.
Jak zarządzanie wiedzą wygląda w praktyce?
Wszystko zależy od indywidualnego charakteru danej organizacji – czy jest to nieduża firma konsultingowa, organizacja publiczna czy też ogromne przedsiębiorstwo produkcyjne. W małych i średnich firmach zarządzanie wiedzą ma miejsce przede wszystkim dzięki współpracy zatrudnionych osób przy realizacji projektów w niedużych zespołach. Organizacje publiczne i duże firmy wciąż jeszcze opierają się przede wszystkim na systemie szkoleń oraz działaniach ewaluacyjnych, choć coraz powszechniejszą praktyką jest również dzielenie się doświadczeniami w mniejszych grupach pracowników. Idealnym rozwiązaniem byłby system senioralny, czyli taki, w którym starszy i bardziej doświadczony pracownik dzieli się swoją wiedzą z młodszymi. Taki właśnie model zarządzania wiedzą dominuje w firmach japońskich (także tych największych), jednak ze względu na ogromne różnice kulturowe w Polsce nie znajduje on jeszcze powszechniejszego zastosowania. Choć możliwe, że wraz ze wzrostem innowacyjności rodzimych firm oraz coraz skuteczniejszymi programami aktywizacji pracowników 50+ będzie się to stopniowo zmieniało.
Niestety, badania prowadzone w polskich przedsiębiorstwach i organizacjach publicznych zazwyczaj wykazują, że system motywowania pracowników do dzielenia się wiedzą wciąż jest w Polsce niewystarczająco rozwinięty. Wiedzą dzielą się zazwyczaj ci pracownicy, którzy chcą tak postępować, bo mocno utożsamiają się z firmą lub organizacją. Trudno jednak mówić o tym, że premie i nagrody za dzielenie się doświadczeniem są u nas powszechną praktyką. To z pewnością ogromna słabość polskich firm, w których zarządzanie wiedzą często wymaga jeszcze sporej poprawy.
Jak inspirować pracowników do dzielenia się wiedzą?
Przede wszystkim należy zacząć od uświadomienia pracownikowi tego, jak bardzo cenna jest gromadzona w firmie wiedza i w jak dużym stopniu wpływa ona na wzrost przychodów oraz ograniczenie kosztów funkcjonowania przedsiębiorstwa. Przecież może mieć to realny wpływ na dochody każdego z pracowników. Kolejną sprawą jest motywowanie do rozwoju – skoro na gruntownym pogłębianiu posiadanych kwalifikacji i umiejętności zależy przede wszystkim pracownikom wiedzy (np. managerom, pracownikom kreatywnym, działom HR i IT), to właśnie od tych osób należy rozpocząć działania związane z dzieleniem się zgromadzonym doświadczeniem. Świadomi realnych korzyści dla firmy pracownicy chętniej podzielą się wiedzą ze swoimi podwładnymi oraz kolegami z innych działów.
Równie ważne jest rozważne podejmowanie decyzji o tym, kto kogo ma szkolić i w jakim zakresie. Powiedzmy sobie szczerze – nie ma najmniejszej potrzeby, by pion IT dzielił się całą dostępną mu wiedzą z działem handlowym. Ale już kurs z efektywnego wykorzystania możliwości CRM-u przez handlowców mógłby owocować wzrostem sprzedaży i poprawą jakości utrzymywanych z klientami kontaktów. Dlatego też istotne jest, aby dobrze wiedzieć, jakich kompetencji i umiejętności brakuje poszczególnym pracownikom oraz całym działom w firmie. To również ważny element zarządzania wiedzą w firmie.
Połączenie dobrego systemu zarządzania wiedzą w organizacji oraz efektywnego systemu motywującego pracowników do wymiany doświadczeń w znaczący sposób wpłynie na konkurencyjność oraz innowacyjność firmy na rynku. O czym przekonują się zarówno wielkie korporacje, jak i małe, ale elastyczne projekty start-upowe wykorzystujące możliwości, jakie daje zarządzanie wiedzą.
