O zarządzaniu informacją, czyli jak się nie zgubić w natłoku danych?

Szum informacyjny, nadmierny natłok danych, rozproszenie wiedzy o pracownikach oraz ich obowiązkach, a wszystko to połączone z nieustanną wielozadaniowością i dziesiątkami poleceń do wykonania na wczoraj – to tylko część wyzwań, z jakimi muszą mierzyć się managerowie i kierownicy w dużych i średnich organizacjach. Innymi słowy, w epoce informacyjnej pracownicy firm nieustannie muszą sobie radzić z nadmiernym natłokiem danych, także tych dotyczących organizacji pracy i zarządzaniem kompetencjami zatrudnionych osób. Odpowiedzią na te problemy jest nowy sposób zarządzania informacją – information management.

Jakie problemy rodzi nadmierny natłok danych?

Firmy tracą sporo czasu (i pieniędzy) na przygotowywanie ludzi do pracy, organizowanie nie zawsze potrzebnych i niekoniecznie efektywnych szkoleń, a wdrożenie danego pracownika do pracy na nowym stanowisku potrafi trwać nawet od 6 do 12 miesięcy. Nie zawsze też wiadomo, jakimi kompetencjami dysponuje dany pracownik, dlatego często zamiast wykorzystywać jego umiejętności, uruchamia się rekrutację.

Jak je rozwiązać?

Sposobem na uporządkowanie wiedzy o pracownikach jest information management, czyli udoskonalona praktyka zarządzania wiedzą o organizacji przedsiębiorstwa i zatrudnionych pracownikach. Do tego właśnie służy system E-Guide, dzięki któremu informacje o kompetencjach pracowników są zawsze pod ręką, a zarządzanie zmianami w strukturze zatrudnienia jest łatwiejsze niż kiedykolwiek. Znalezienie wśród zatrudnionych w firmie osób najlepszych kandydatów do pracy na nowym stanowisku zajmuje tylko kilka chwil, a wszelkie informacje o koniecznej do opanowania wiedzy bądź zmianach do zaakceptowania są dostarczane pracownikowi natychmiast po zatwierdzeniu ich przez managera.

Dla kogo stworzony został system E-Guide?

Przede wszystkim dla dużych i średnich firm – takich, które zatrudniają wieloosobowe zespoły pracowników. Ale też dla wszelkich przedsiębiorstw i organizacji, w których zmiany stanowisk, wykorzystywanie różnorodnych kompetencji oraz elastyczność pracy (np. w związku z oparciem jej na projektach) nie należą do rzadkości. Innymi słowy, dla wszystkich firm i organizacji, które chcą efektywnie wykorzystywać umiejętności zatrudnionych w nich osób, doceniając jednocześnie ich kreatywność oraz gotowość do doskonalenia zawodowego.