Co to jest system do KM?
To narzędzie do zarządzania wiedzą firmową, czyli knowledge managementu. Zarządzanie gromadzoną w przedsiębiorstwach wiedzą, często niezwykle cenną i unikalną, bo dotyczącą niepowtarzalnej strategii oraz polityki firmy, to jeden z najważniejszych czynników decydujących o długofalowym sukcesie na rynku. Do tego, że wiedzę firmową należy gromadzić i umożliwiać do niej dostęp uprawnionym pracownikom, nie trzeba przekonywać żadnego doświadczonego managera. Co jednak zrobić, gdy tej wiedzy jest za dużo? I gdy nie jesteśmy pewni, czy wszystkie osoby, które mają do niej dostęp, na pewno powinny być do tych zasobów uprawnione? A z drugiej strony – jak sprawdzić, czy pracownicy zobligowani do zapoznania się z wybranym obszarem wiedzy firmowej rzeczywiście to zrobili? Tu pomocny będzie dobry system do KM. Czym się on charakteryzuje?
System do KM – wiedza dostępna zawsze wtedy, gdy jej potrzebujemy
Pierwsze, co powinien zapewnić system do KM to stała dostępność wiedzy firmowej z dowolnego urządzenia łączącego się z Internetem. Do czego jest nam to potrzebne? Choćby do zwiększenia bezpieczeństwa – nie przechowując ważnych dokumentów na dyskach przenośnych i pamięciach USB nie narażamy ich na zagubienie.
Równie ważne jest to, by móc skorzystać z ważnej dokumentacji firmowej bez względu na to, gdzie się znajdziemy – np. w podróży służbowej czy podczas wizyty u klienta. Dobry system do KM powinien nam to umożliwić. Zresztą, nawet przy własnym biurku w siedzibie firmy dostęp do dokumentów zamieszczonych w systemie jest znacznie łatwiejszy i zabiera mniej czasu niż wertowanie teczek i skoroszytów.
System do KM – wiedza zabezpieczona przed osobami nieuprawnionymi
To, co jest przeznaczone dla oczu dyrektora bądź kierownika niekoniecznie powinno być dostępne dla każdego. Z drugiej strony – rozporządzenia i informacje dla szeregowych pracowników wrzucone do jednego worka wraz z analizami marketingowymi czy dokumentami określającymi strategię firmy to bałagan na biurku managera. I dlatego warto od razu pomyśleć o uprawnieniach i ograniczeniach w dostępie do określonych obszarów wiedzy firmowej.
Knowledge management to sztuka takiego organizowania bazy wiedzy, by była ona łatwa w użyciu i właściwie pokierowana. Dlatego system do KM powinien zawierać obszary wiedzy z jasno zdefiniowanym dostępem przydzielonym rozmaitym pracownikom. Innymi słowy – zarząd ma dostęp do wyników ocen okresowych, testów i analiz, natomiast szeregowy pracownik nie powinien widzieć wszystkiego. Może za to otrzymać dostęp do ważnych instrukcji, rozporządzeń i firmowych ogłoszeń.
System do KM – wiedza łatwa do odfiltrowania
No dobrze, ale co zrobić wtedy, gdy system do KM gromadzi tak dużo wiedzy, że poruszanie się po zamieszczonych w nich dokumentach, regulaminach czy materiałach szkoleniowych jest bardzo trudne? Tu najważniejsze jest dobre tagowanie przechowywanych materiałów, co znacznie ułatwia proces ich filtrowania w momencie, gdy chcemy dotrzeć tylko do wybranych dokumentów.
Często zdarza się tak, że umieszczane na serwerach firmowych i udostępniane w ramach kadrowego modułu systemu ERP dokumenty są po prostu chaotycznie pogrupowane i w związku z tym trudne do odnalezienia. Odpowiedzią na te właśnie problemy powinien być dobry system do KM, w którym wiedza jest przede wszystkim łatwa do odfiltrowania. Wtedy próba odnalezienia dokumentu z aktualną strategią sprzedażową nie będzie kończyła się wertowaniem dziesiątków podobnych dokumentów.
Wisienka na torcie – potwierdzenie zapoznania się z dokumentem
System do KM może rozwiązać jeszcze jeden problem, który nierzadko jest prawdziwą bolączką managerów i kierowników zespołów. Jak wyegzekwować od pracownika zapoznanie się z dokumentem? I w jaki sposób dowiedzieć się, czy pracownik rzeczywiście się z nimi zapoznał?
Knowledge management to strategia, która pozwala na zbieranie właśnie takich informacji zwrotnych. Dlatego system do KM powinien umożliwić managerowi sprawdzenie (w prosty sposób), kto zapoznał się z daną informacją, a kto jeszcze tego nie zrobił. Wtedy manager może podjąć odpowiednie kroki, np. uznać proces informowania zespołu o zmianie w firmie za zakończony lub porozmawiać z tymi spośród pracowników, którzy nie potwierdzili zapoznania się z treścią ogłoszenia.
Jak widać, dobry system do KM może znakomicie sprawdzić się zarówno w ogromnych organizacjach wykorzystujących wdrożony uprzednio system ERP, jak i w firmach, które dopiero rozpoczynają przygodę z zarządzaniem wiedzą. Bo najważniejsze są efekty – łatwiejsze niż kiedykolwiek zarządzanie wiedzą i stały dostęp do niej bez względu na to, gdzie się znajdziemy. To proste, a co najważniejsze – działa!
