Dlaczego warto zadbać o knowledge management w firmie? W organizacjach zorientowanych na zarządzanie wiedzą, wdrażających efektywne modele biznesowe oraz nowatorskie strategie zatrudnienia, umiejętności i doświadczenia pracowników wszystkich szczebli są szczególnie cenione. Dlatego też zatrudnieni w nowoczesnych przedsiębiorstwach pracownicy biorą udział w licznych szkoleniach, konferencjach i webinariach, a efektywność ich pracy mierzona jest nie tylko produktywnością, ale też poprzez rozmaite inne wartości dodane – na przykład z uwzględnieniem zaangażowania, z jakim pracownicy wiedzy dzielą się doświadczeniem z młodszymi członkami zespołu. Wtedy właśnie knowledge management nabiera szczególnej wagi i przynosi najwięcej wymiernych korzyści firmie. O czym warto wiedzieć przy okazji planowania strategii zarządzania wiedzą w organizacji?
Knowledge management: trzy filary
Przede wszystkim trzeba uświadomić sobie, że knowledge management jest procesem złożonym. Nie jest ani taktyką stosowaną przy kompletowaniu personelu firmy, ani systemem szkoleń firmowych. Nie jest też systemem informatycznym. Tak naprawdę sprawne zarządzanie wiedzą jest połączeniem wszystkich tych elementów, poszerzonym o perspektywiczne spojrzenie na zmieniające się realia rynkowe oraz kulturowe. Tylko takie podejście gwarantuje sprawne odnalezienie się organizacji w nowym, postindustrialnym, zorientowanym na wiedzę i technologię świecie.
Podstawy zarządzania wiedzą w nowoczesnej organizacji sformułowała Beata Mierzejewska w tekście Czym (nie) jest zarządzanie wiedzą? („E-mentor” nr 1(3)/2004, dostępny online), określającym najważniejsze obszary knowledge managementu. Zdaniem autorki tekstu knowledge management opiera się na trzech filarach: ludziach, procesach i technologii.
Najważniejszy jest tu oczywiście czynnik ludzki: nawet najlepszy system IT, wyposażony w najnowocześniejsze narzędzia, nie przyniesie spodziewanych efektów jeżeli jego użytkownicy nie będą dzielili się swoim doświadczeniem. Bo to człowiek wprowadza dane do systemu i to on decyduje, jakie efekty chce uzyskać. Z kolei zachodzące w organizacji procesy muszą być planowane w taki sposób, aby prowadziły one do wytworzenia realnej wartości dla klienta bądź samej organizacji. Technologia natomiast ma powyższe obszary efektywnie wspomagać – ułatwiać pracę, umożliwiać dzielenie się wiedzą, wspomagać zarządzanie stanowiskami, pracownikami oraz kompetencjami, a także sprawiać, by strategia zatrudnienia miała ścisły związek z zachodzącymi w firmie procesami. Nawet wtedy, gdy ulegają one dynamicznym zmianom. W tym właśnie obszarze knowledge management może zostać wsparty – ale nie wyparty – przez system IT.
Knowledge management: Użyć wiedzy
Zgodnie z futurologicznymi przewidywaniami Alvina Tofflera, znanymi z książki Trzecia fala, świat współczesny wyszedł już z okresu przemysłowego i przeszedł w nowy etap rozwoju – informacyjny. Wiążą się z tym zarówno ogromne nadzieje (np. ułatwienie i lepsza organizacja pracy), jak i zagrożenia (np. spadek stabilności zatrudnienia). Nie da się ukryć, że w świecie poprzemysłowym, w dużym stopniu opartym o zdobycze informatyki i cybernetyki, dynamicznie rośnie rola specjalistów – pracowników dysponujących rozległą wiedzą i potrafiących przewidywać kolejne wyzwania i problemy, z jakimi trzeba będzie się mierzyć. Dlatego też eksperci przekonują, że sprawne zarządzanie wiedzą oraz efektywne wykorzystanie doświadczenia specjalistów jest w tej chwili warunkiem koniecznym do tego, by firma bądź organizacja była konkurencyjna i mogła się rozwijać.
Wynikają stąd liczne konsekwencje, o których nie wolno zapominać. Po pierwsze – doświadczony pracownik stanowi kapitał firmy, a jego odejście wiąże się z ogromną stratą, dlatego należy o niego zadbać. Po drugie – szkolenie nowego pracownika zatrudnionego na stanowisku managera lub specjalisty to dość długi i złożony proces, dlatego należy w maksymalnie efektywny sposób udostępnić mu gromadzoną w firmie wiedzę i ułatwić kontakty z kimś bardziej doświadczonym, kto wprowadzi go w zachodzące w organizacji procesy (najczęściej dość skomplikowane). Po trzecie – zarządzanie zmianą w organizacji (np. poszerzenie zakresu obowiązków danego pracownika bądź powierzenie mu nowych zadań) powinno być sprawne i maksymalnie transparentne. Oznacza to, że pracownik zawsze musi dokładnie wiedzieć, czego się od niego oczekuje, a pracodawca musi umieć określić, czy nabyte przez pracownika kompetencje mogą być efektywnie wykorzystane w firmie lub organizacji. Umożliwia to właśnie knowledge management.
Knowledge management: rola technologii
W świetle powyższych postulatów staje się jasne, dlaczego system do KM nie powinien pełnić w organizacji zorientowanej na zarządzanie wiedzą wyłącznie roli cyfrowego segregatora z pękatymi teczkami osobowymi, który co prawda zajmuje mniej miejsca niż regał wypełniony skoroszytami, ale na tym jego zalety nie mogą się kończyć. Nowoczesna technologia musi spiąć ze sobą wiedzę, którą dysponują zatrudnieni specjaliści oraz zachodzące w firmie procesy. Dlatego system wspierający knowledge management powinien podpowiadać użytkownikowi, które procesy w funkcjonowaniu organizacji wymagają wzmocnienia w postaci zwiększenia zatrudnienia lub wzmocnienia kompetencji pracowników, a które działy organizacji są rozwinięte ponad miarę, w związku z czym wiedza jest wykorzystana nieefektywnie.
Bo trzeba pamiętać o tym, co najważniejsze – wiedza, której w danej organizacji nie wykorzystujemy we właściwy sposób to czysta strata. Natomiast wiedza sprzężona z zachodzącymi w firmie procesami oznacza stały rozwój i wzrost konkurencyjności. I na tej właśnie zasadzie powinien opierać się knowledge management w całości nowoczesnej organizacji.
Knowledge management i system do KM – czytaj więcej!
