Zarządzanie zmianami w firmie – jak się do nich przygotować?

Każda zmiana w organizacji firmy, od okresowego zwiększenia bądź redukcji zatrudnienia po całkowitą restrukturyzację przedsiębiorstwa, niesie ze sobą uzasadnione obawy. Czy zmiany są naprawdę potrzebne? Czy wpłyną one na jakość i komfort pracy? Czy pozwolą na osiągnięcie istotnych założeń biznesowych? To tylko część problemów, z którymi zmagają się managerowie włączeni do procesu zarządzania zmianami, a przecież dochodzą do tego wątpliwości bardziej prywatnej, a przez to delikatniejszej natury. Zanim manager przystąpi do planowania zmiany, gruntownie zastanawia się, w jaki sposób wpłynie ona na stabilność własnego stanowiska pracy. Dobrze, jeżeli przy okazji myśli o swoich podwładnych, ale nie zmienia to faktu, że manager jest zazwyczaj pełen obaw i wątpliwości, stąd opóźnienia w zmianach, a nawet przekładanie ich na bliżej nieokreśloną przyszłość. A to znowu ma negatywny wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorstw, w których najczęściej zmiany są po prostu niezbędne. Jak zatem dobrze zaplanować zarządzanie zmianami w firmie?

Zrozumieć istotę zmiany

Nie da się przeprowadzić zmian w firmie bez zrozumienia ich istoty. Trzeba odpowiedzieć sobie na zasadnicze pytania: czemu mają służyć zmiany? Jakie korzyści przyniosą one firmie? Jak wpłyną one na jakość produktu lub usług? I wreszcie – czy są one spójne z założonym modelem biznesowym firmy? Bo wprowadzanie zmiany organizacyjnej w firmie tylko po to, by wykazać w raporcie aktywność managera bądź uzasadnić jakiś obszar pracy zarządu to strzał kulą w płot. Zarządzanie zmianami musi mieć autentyczny wpływ na wzrost efektywności działania przedsiębiorstwa. I to właśnie musi dokładnie uświadomić sobie każdy manager planujący wdrożenie zmian.

W kolejnym kroku manager musi zakomunikować planowane zmiany swoim podwładnym oraz innym osobom zarządzającym w firmie. Musi też przeanalizować informacje zwrotne: czy zmiana jest słuszna? Czy wymaga podjęcia dodatkowych kroków, o których manager zapomniał? Jaka będzie relacja kosztów zmiany do korzyści, jakie ona przyniesie? Tylko wtedy zarządzanie zmianami w firmie będzie efektywne.

Dlatego właśnie przy planowaniu zmiany konieczna jest dobra komunikacja z innymi pracownikami firmy. I to zarówno na linii zarząd-manager, jak i pomiędzy kierownictwem oraz szeregowymi pracownikami. Tylko wtedy otrzymamy dane pozwalające nam oszacować, czy zarządzanie zmianami idzie w dobrym kierunku.

Po czym poznać, że komunikacja z innymi pracownikami jest dobra?

Przede wszystkim po tym, czy otrzymujemy informacje zwrotne. A jeżeli je otrzymujemy – czy potrafimy nimi w łatwy sposób zarządzać. Co to oznacza?

Wyobraźmy sobie, że komunikujemy pracownikom informacje o zmianach w firmie przy pomocy maila. Teoretycznie sprawa jest prosta – piszemy wiadomość, wysyłamy i załatwione. Ale problem zaczyna się wtedy, gdy spływają odpowiedzi na wysłany komunikat. Które z nich są pozytywne, a które negatywne? Jak zebrać w jednym miejscu uwagi – w Wordzie lub Excelu? A może po prostu umówimy się, że będziemy o nich pamiętać? A jeżeli trzeba będzie się do tych uwag ustosunkować? Wyślemy wszystkim mailing masowy, porozmawiamy o tym na zebraniu czy będziemy każdemu pracownikowi z osobna tłumaczyć na czym polega planowana zmiana?

Zarządzanie zmianami w systemie E-Guide

Po to właśnie powstał system E-Guide wspierający zarządzanie zmianami w firmie. Dzięki niemu o zmianie można poinformować innych pracowników firmy w taki sposób, by informacje o zapoznaniu się (lub niezapoznaniu, bo tak też się może zdarzyć) z komunikatem, akceptacji bądź braku akceptacji dla planowanych działań, a także ewentualne uwagi i wnioski znajdowały się w jednym miejscu i stanowiły tym samym gotowy raport dla managera lub zarządu.

Jeszcze ważniejszym od raportu obszarem funkcjonowania systemu E-Guide jest usprawnienie komunikacji w zarządzaniu zmianami. Jeżeli manager będzie potrafił wytłumaczyć celowość planowanej zmiany każdemu z pracowników, od prezesa po mechanika, spotka się ze zdecydowanie mniejszym oporem wobec wprowadzanych ulepszeń ze strony swoich podwładnych (a także – co wcale nie należy do rzadkości – ze strony zarządu). Zwłaszcza wtedy, gdy nie będzie redukował zatrudnienia, lecz zaplanuje rozwój wybranej grupy pracowników.

A jeżeli dodatkowo pracownik będzie wiedział, które z posiadanych przez niego kompetencji mogą lepiej przysłużyć się pracodawcy i dlaczego powinien je wzmocnić poprzez szkolenia, przyniesie to korzyści zarówno firmie (wzrost lojalności pracownika, a tym samym wzrost skuteczności oraz  konkurencyjności na rynku), jak i pracownikowi, który będzie czuł się doceniony i bardziej zaangażuje się w działania na rzecz poprawy funkcjonowania całego przedsiębiorstwa. Dlatego właśnie warto wdrożyć skuteczne zarządzanie zmianami w firmie.

Piszemy o zarządzaniu zmianami na portalu „Nowoczesna Firma”!

Zarządzanie zmianą w systemie E-Guide – czytaj więcej!

Korzystaj 30 dni za darmo!

 

English