E-Guide - Regulamin świadczenia usług

REGULAMIN ŚWIADCZENIA USŁUGI E-GUIDE

Dział I. Postanowienia ogólne

Użyte w Regulaminie pojęcia oznaczają:

Usługodawca – Info Management Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu pod adresem: Poznańska 68, 60-853 Poznań, wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000403003, NIP 7792402455, nr REGON 301981686, o kapitale zakładowym 5.000 zł.

Usługobiorca – oznacza osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nie posiadającą osobowości prawnej nie będącą konsumentem w rozumieniu przepisów powszechnie obowiązującego prawa, reprezentowaną przez osobę fizyczną do tego upoważnioną, która korzysta z Usług udostępnianych przez Info Management na mocy niniejszego Regulaminu.

Usługa – oznacza usługę świadczoną przez Info Management poprzez wysyłanie i odbieranie danych za pomocą systemów teleinformatycznych, na indywidualne żądanie Usługobiorcy, bez jednoczesnej obecności stron, przy czym dane te są transmitowane za pośrednictwem sieci publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 21 lipca 2000 r. – Prawo telekomunikacyjne (Dz. U. Nr 73, poz. 852 z późniejszymi zmianami). Usługa, o której tu mowa, polega na udostępnieniu Systemu służącego do zarządzania rozwojem pracowników Usługobiorcy.

Użytkownik – osoba reprezentująca Usługobiorcę lub pracownik Usługobiorcy korzystający z Usługi, przypisany do Konta.

Limit liczby użytkowników – maksymalna liczba Użytkowników, którzy mogą jednocześnie korzystać z Usługi.

System – oprogramowanie zainstalowane na serwerach Usługodawcy, udostępniane Usługobiorcy na komputerze Usługobiorcy poprzez przeglądarkę internetową, dostępne przez protokół HTTP lub HTTPS po zalogowaniu przy użyciu loginu i hasła pod adresem przypisanym do Użytkownika, umożliwiające świadczenie Usługi.

Formularz rejestracyjny – dokument elektroniczny, znajdujący się pod adresem internetowym http://saas.e-guide.pl, którego wypełnienie przez Usługobiorcę stanowi jeden z warunków korzystania z Usług świadczonych drogą elektroniczną przez Info Management.

Hasło dostępu – ciąg znaków literowych, cyfrowych oraz znaków specjalnych, znany jedynie osobie uprawnionej do pracy w Systemie.

Konto – dokument elektroniczny przypisany do Usługobiorcy, powstały po wypełnieniu Formularza.
W ramach systemu mogą funkcjonować dwa rodzaje Kont: Zarządu (pełne uprawnienia, w tym do nadawania, modyfikowania i usuwania uprawnień Użytkowników) oraz Pracownika (uprawnienia ograniczone poprzez Użytkownika mającego Konto Zarządu, w szczególności poprzez zdefiniowanie dostępu do wybranych danych i możliwości)

Regulamin – niniejszy dokument, określający warunki korzystania z Usług świadczonych przez Info Management drogą elektroniczną.

Opłata – wynagrodzenie wnoszone z góry przez Usługobiorcę za Usługę świadczoną w ustalonym miesięcznym okresie rozliczeniowym, zgodnie z ofertą Info Management, płatne przelewem bankowym (w tym: płatność za pomocą PayU) po wystawieniu przez Usługodawcę odpowiedniego dokumentu księgowego.

Okres rozliczeniowy – okres trwający od opłacenia przez Klienta Konta z wybranym planem abonamentowym do ostatniego dnia przewidzianego w tym planie.

Ustawa – ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity: Dz.U. z 2014 r., poz. 1182 z późn. zm.).

Podczas korzystania z usług Usługodawcy w komputerze albo urządzeniu przenośnym Użytkownika instalowane są pliki typu cookies. Instalacja plików jest konieczna do prawidłowego świadczenia usług. Szczegóły instalowania plików zawiera Polityka prywatności (https://e-guide.pl/polityka-cookies/).

System E-Guide jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Innowacyjna Gospodarka.

Dział II. Rodzaje i zakres usług świadczonych w oparciu o Regulamin

Info Management świadczy Usługi dostępu do Systemu zawierający moduły:

a) Organizacja Przedsiębiorstwa

b) Pracownicy

c) Zarządzanie Zmianami

d) Ewaluacja Pracowników

Ponadto Użytkownik otrzymuje dostęp do działu KNOW-HOW, zawierającego publikacje i wiedzę fachową, a także do funkcji E-POLECENIE, ułatwiającej kontakt z firmami konsultingowymi.

Użytkownik może nieodpłatnie założyć konto firmowe i używać Systemu przez okres 30 dni od momentu utworzenia Konta w wersji demo. Po upłynięciu 30-dniowego okresu usługi mają charakter odpłatny. Zasady płatności zostały określone w Dziale V Regulaminu.
Info Management zastrzega sobie możliwość stosowania dodatkowych zniżek oraz zmiany okresu trwania umowy w przypadku wybranych klientów oraz w wybranych promocjach.
Info Management zastrzega sobie możliwość zmiany funkcjonalności Serwisu w dowolnym czasie, w szczególności poprzez wprowadzanie nowych funkcji i udogodnień dla Usługobiorców. Jeżeli wprowadzanie zmian bądź dokonywanie aktualizacji wiązać się będzie z czasową niedostępnością Usług, Info Management będzie zawiadamiał o takich pracach Usługobiorców na co najmniej jeden dzień przed planowanymi pracami, na adres e-mail podany w Formularzu Rejestracyjnym.

Dział III. Warunki realizacji usług

Rozpoczęcie korzystania przez Usługobiorcę z Usług o charakterze darmowym możliwe jest jedynie w przypadku uprzedniego zapoznania się i akceptacji postanowień zawartych w Regulaminie, a także po dokonaniu rejestracji i uzyskaniu dostępu do indywidualnego Konta. Rozpoczęcie korzystania z opisanych tu usług również jest jednoznaczne z zawarciem umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną, której przedmiotem jest korzystanie z Systemu na zasadach demo. Usługobiorca ma możliwość skorzystania z demo tylko jeden raz. Użytkownik otrzymuje dostęp do Usługi natychmiast po rejestracji Konta.
Rozpoczęcie korzystania przez Usługobiorcę z Usług o charakterze odpłatnym możliwe jest jedynie w przypadku uprzedniego zapoznania się i akceptacji postanowień zawartych w Regulaminie, a także po dokonaniu rejestracji i uzyskaniu dostępu do indywidualnego Konta. Ponadto dostęp do Usług, o których tu mowa, możliwy jest po uiszczeniu opłaty zgodnej z ofertą poprzez przelew bankowy lub za pośrednictwem usługi PayU. Spełnienie warunków opisanych w niniejszym punkcie jest równoznaczne z zawarciem umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną, której przedmiotem jest korzystanie z Systemu, stosownie do wybranego planu abonamentowego. Użytkownik otrzymuje dostęp do Usługi w ciągu 24 godzin od zaksięgowania przelewu.
Info Management informuje, że nie ponosi odpowiedzialności za działania podejmowane przez Użytkowników w ramach Kont, które zostaną dla nich stworzone przez Użytkownika mającego dostęp do Konta Zarządu. Za takie działania odpowiedzialność ponosi Użytkownik bezpośrednio przed swoim przełożonym, którym może być Użytkownik posiadający Konto Zarządu albo osoba reprezentująca Usługobiorcę jeśli jest to inna osoba niż Użytkownik posiadający Konto Zarządu.
Info Management nie ponosi odpowiedzialności za blokowanie przez administratorów serwerów pocztowych przesyłania wiadomości na adres e-mail wskazany przez Usługobiorcę oraz za usuwanie i blokowanie e-maili przez oprogramowanie zainstalowane na komputerze używanym przez Usługobiorcę.
Info Management nie ponosi odpowiedzialności za szkody poniesione przez Usługobiorcę spowodowane zagrożeniami występującymi w sieci Internet, a w szczególności włamaniami do systemu informatycznego Usługobiorcy, przejęciami haseł przez osoby trzecie, zainfekowaniem systemu informatycznego Usługobiorcy wirusami.
Info Management nie ponosi odpowiedzialności za skutki udostępnienia przez Usługobiorcę jego hasła i loginu do Systemu osobom trzecim.
Info Management nie ponosi odpowiedzialności za problemy w funkcjonowaniu Systemu, jeżeli nastąpiły one wskutek zdarzeń, których Info Management przy zachowaniu należytej staranności nie było w stanie przewidzieć lub którym nie mogło zapobiec.
Info Management nie ponosi odpowiedzialności za przerwy w świadczeniu dostępu do Systemu zaistniałe z przyczyn technicznych (np. konserwacja, przegląd, wymiana sprzętu) lub innych, niezależnych od Info Management. Ze względu na niezależne od Info Management właściwości sieci Internet oraz sprzętu komputerowego, Info Management nie gwarantuje nieprzerwanego i niezakłóconego dostępu do Systemu.
Info Management zastrzega sobie prawo odmówienia lub zaprzestania świadczenia usługi
w przypadku, gdy dane Usługobiorcy wskazane w formularzu rejestracyjnym są nieprawdziwe albo zachodzi ryzyko, że dane te mogą być nieprawdziwe albo niekompletne. Info Management zastrzega sobie możliwość żądania dostarczenia przez Usługobiorcę stosownych dokumentów potwierdzających prawdziwość tych danych.
Usługobiorca zobowiązuje się do przestrzegania wszystkich postanowień Regulaminu wraz
z załącznikami.
Usługobiorca zobowiązuje się powstrzymać od wszelkich działań mogących utrudnić, bądź destabilizować funkcjonowanie Systemu lub korzystanie z Usług.
Wymagania techniczne dotyczące korzystania z usług, o których mowa w Dziale II Regulaminu są następujące:
- połączenie z siecią Internet,
- przeglądarka internetowa (o standardzie odpowiadającym aplikacji Internet Explorer 8 lub wyższej wersji) z włączonym wykonywaniem Java Script oraz zapisywaniem Cookies,
- konto pocztowe e-mail.

DZIAŁ IV. Zawieranie i rozwiązywanie umowy

Umowa o świadczenie drogą elektroniczną Usług opisanych w Regulaminie zostaje zawarta w momencie wyrażenia zgody przez Usługobiorcę na rozpoczęcie świadczenia przez Info Management wybranej Usługi. Wyrażenie zgody następuje z chwilą spełnienia przez Usługobiorcę warunków wskazanych w Dziale III (bezpłatny dostęp – punkt 2 Regulaminu, płatny dostęp – punkt 3 Regulaminu).
Hasło dostępu jest ustalone przez Usługobiorcę, a Info Management nie gromadzi haseł Użytkowników ani ich nie modyfikuje.
Umowa zawarta jest na okres minimalny okres 6 miesięcy. Po tym okresie umowa zostaje automatycznie przedłużona na czas nieokreślony.
Umowa o świadczenie usług po upływie pierwszych 6 miesięcy może zostać wypowiedziana przez którąkolwiek ze stron z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca.
Usługodawca ma prawo wypowiedzieć umowę o świadczenie usług bez zachowania terminu wypowiedzenia i zaprzestać świadczenia Usług bez obowiązku zwrotu całości lub części pozostałej do wykorzystania opłaty w następujących przypadkach:
naruszenia przez Usługobiorcę istotnych postanowień Regulaminu,
umieszczania przez Usługobiorcę treści niezgodnych z obowiązującymi przepisami prawa,
wykorzystywania przez Usługobiorcę Usługi niezgodnie ze jej przeznaczeniem.

DZIAŁ V. Płatności

Istnieją następujące możliwości rozpoczęcia korzystania z odpłatnych Usług świadczonych przez Info Management: płatność metodą PayU lub wybór jednego z planów abonamentowych oraz opłacenie stosownej faktury pro forma, bądź też skorzystanie z opcji demo, a po jej zakończeniu opłacenie faktury pro forma wystawionej do wybranego planu abonamentowego. Faktura, o której mowa w niniejszym punkcie, przesłana będzie w formie elektronicznej na adres mailowy Usługobiorcy podany w Formularzu rejestracyjnym.

W przypadku skorzystania z płatności PayU, Usługobiorca ma do wyboru kilka sposobów płatności: e-przelew z banku, kartę płatniczą lub raty PayU.

Info Management wystawi Usługobiorcy w ciągu 7 dni fakturę VAT, a następnie prześle ją na adres mailowy wskazany przez Usługobiorcę w Formularzu rejestracyjnym. Na życzenie Usługobiorcy, faktura VAT może zostać przesłana również pocztą tradycyjną.
W przypadku nie opłacenia faktury pro forma za wybrany plan abonamentowy bądź brak przelewu dokonanego z wykorzystaniem płatności PayU, Usługodawca zastrzega sobie prawo do zaprzestania świadczenia Usług objętych tym planem i zablokowaniem dostępu do nich zarówno Użytkownikowi posiadającemu Konto Zarządu jaki i pozostałym Użytkownikom (Konta Użytkowników przypisane do danego Usługobiorcy).
Plan abonamentowy umieszczony jest w Internecie pod adresem https://e-guide.pl/cennik/, a opłaty wynoszą:
1. 199 PLN miesięcznie dla firm liczących do 250 pracowników
2. 399 PLN miesięcznie dla firm zatrudniających więcej niż 250 pracowników.

DZIAŁ VI. Reklamacje i zwroty

Usługobiorca jest uprawniony do złożenia reklamacji, w przypadku gdy przewidziane w niniejszym Regulaminie Usługi są realizowane przez Info Management nieprawidłowo lub niezgodnie z postanowieniami Regulaminu.
W przypadku uznania przez Info Management reklamacji Usługi o charakterze odpłatnym, Info Management zwróci Usługobiorcy kwotę pieniężną proporcjonalną do okresu, w którym istniała przeszkoda stanowiąca podstawę do reklamacji lub zaproponuje inną formę zadośćuczynienia za powstałe szkody.
Reklamację można złożyć w formie elektronicznej za pomocą formularza kontaktowego lub pisemnej. Reklamacja powinna zawierać w szczególności opis problemu będącego podstawą reklamacji oraz oznaczenie Usługobiorcy (nazwa, adres, NIP oraz dane osoby składającej reklamację). Reklamacja złożona w formie pisemnej powinna być podpisana przez osobę upoważnioną i przesłana na adres do korespondencji: Info Management Sp. z o.o., ul. Poznańska 68, 60–853 Poznań.
Info Management rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od daty jej otrzymania w prawidłowej postaci.
Reklamacja może zostać zgłoszona w ciągu 30 dni, licząc od momentu ujawnienia się przyczyn reklamacji.
Info Management zastrzega sobie prawo do dostępu do Konta Usługobiorcy w celu usunięcia nieprawidłowości będących podstawą reklamacji.
Odpowiedź na reklamację wysyłana jest na adres e-mail wskazany przez Usługobiorcę w formularzu rejestracyjnym.
Reklamacje skierowane do Info Management, a dotyczące usług świadczonych przez podmioty trzecie za pośrednictwem Systemu (np. usługi konsultingowe polecane za pomocą modułu E-POLECENIE) nie będą rozpatrywane. Takie reklamacje powinny być kierowane na adres podmiotu trzeciego.
Info Management nie będzie rozpatrywać reklamacji wynikających z nieznajomości obowiązujących przepisów prawa, postanowień niniejszego Regulaminu lub informacji publikowanych na stronie internetowej https://e-guide.pl.
Usługobiorca może odstąpić od Umowy w ciągu 14 dni od dnia jej zawarcia bez określenia przyczyny. W takiej sytuacji Info Management dokonuje zwrotu opłaty i usuwa konto Usługobiorcy w ciągu 14 dni od daty odstąpienia od Umowy. Usługobiorca przyjmuje do wiadomości, że dostęp do zgromadzonych w systemie Danych będzie utracony bezpowrotnie.

DZIAŁ VII. Przetwarzanie i ochrona danych

Umowa o świadczenie drogą elektroniczną Usług opisanych w Regulaminie stanowi jednocześnie, na mocy niniejszego Regulaminu, umowę powierzenia przetwarzania danych w rozumieniu art. 31 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych.
Administratorem danych, które stanowią przedmiot umowy, o której mowa w punkcie powyżej jest Usługobiorca, natomiast Info Management jest podmiotem przyjmującym dane do przetwarzania (tzw. procesor).
Info Management zobowiązuje się przetwarzać powierzone na podstawie niniejszego regulaminu dane tylko w celu związanym z realizacją Usług świadczonych Usługobiorcy i tylko w podanym przez niego zakresie.
Info Management oświadcza, że stosuje środki techniczne i organizacyjne mające na celu zabezpieczenie powierzonych danych osobowych stosownie do przepisów, o których mowa w art. 36-39 Ustawy oraz spełnia wymagania określone w przepisach, o których mowa w art. 39a Ustawy. Info Management opracował i wdrożył politykę bezpieczeństwa oraz instrukcję zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych, o których mowa w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. z 2004 r., nr 100, poz. 1024).
Info Management oświadcza, że każda osoba (np. pracownik etatowy, osoba świadcząca czynności na podstawie umów cywilnoprawnych, inne osoby pracujące lub świadczące usługi na rzecz Info Management), która zostanie dopuszczona do przetwarzania powierzonych przez Usługobiorcę danych osobowych zostanie zobowiązana do zachowania tych danych w tajemnicy. Tajemnica ta obejmuje również wszelkie informacje dotyczące sposobów zabezpieczenia powierzonych do przetwarzania danych osobowych.
Umowa powierzenia przetwarzania danych, o której mowa w niniejszym Dziale, zawierana jest na czas określony, powiązany z czasem świadczenia Usług wykupionych przez Usługobiorcę. Rozwiązanie umowy świadczenia drogą elektroniczną Usług udostępnianych w ramach Systemu jest jednoznaczne z rozwiązaniem umowy powierzenia przetwarzania danych.
W terminie 30 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia niniejszej Umowy Usługodawca jest zobowiązany trwale usunąć z systemu informatycznego wszystkie dane osobowe znajdujące się w powierzonych zbiorach danych i przetwarzane na podstawie niniejszego Regulaminu.
Na życzenie Usługobiorcy Info Management dostarczy protokół zniszczenia powierzonych danych. Protokół taki zostanie przekazany Usługobiorcy w terminie 14 dni liczonych od daty skierowania takiego życzenia do Info Management.
Info Management informuje, że w związku ze świadczeniem Usług opisanych w niniejszym Regulaminie zbierane będą informacje statystyczne, w szczególności dotyczące liczby aktywnych Użytkowników korzystających z Systemu i powierzchni dyskowej w ramach danego Konta. Powyższe nie wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych w rozumieniu Ustawy.
Ponadto Info Management informuje, że w ramach świadczonych Usług opisanych w niniejszym Regulaminie wykonywane są regularne kopie zapasowe, sprawdzana jest ich przydatność poprzez ich testowe odtwarzanie, a także wykonywane są próby odtwarzania błędów i nieprawidłowości w działaniu Systemu zgłoszonych przez Usługobiorcę.

DZIAŁ VIII. Zasady odpowiedzialności i ochrona praw własności intelektualnej

W związku ze świadczeniem Usług Info Management udostępnia Usługobiorcy treści chronione prawem własności intelektualnej, w szczególności utwory chronione prawem autorskim. Usługobiorca zobowiązany jest przestrzegać przepisów prawa własności intelektualnej. Wszelkie kopiowanie, wprowadzanie zmian, a także publiczne odtwarzanie udostępnianych treści bez zgody Info Management jest zakazane, o ile nie wynika to z odrębnych umów zawartych przez Usługobiorcę z Info Management lub bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
Info Management nie odpowiada za szkody powstałe w wyniku niewłaściwego korzystania z Usługi przez Usługobiorcę. Przez niewłaściwe korzystanie z Usługi należy rozumieć w szczególności dostarczanie przez Usługobiorcę treści nieprawdziwych, nieaktualnych, nieścisłych lub mogących w jakikolwiek inny sposób wprowadzać w błąd, a także dostarczanie treści o charakterze bezprawnym.

DZIAŁ IX. Przepisy końcowe

Info Management ma prawo do opublikowania nazwy firmy i adresu strony internetowej Usługobiorcy na swojej liście referencyjnej, jeżeli Usługobiorca nie zgłosi w tej kwestii zastrzeżenia.
Regulamin jest udostępniony Usługobiorcy nieodpłatnie za pośrednictwem witryny internetowej, znajdującej się pod adresem internetowym https://e-guide.pl/.
Info Management zastrzega sobie możliwość zmiany niniejszego Regulaminu. Informacje o zmianach będą publikowane na stronie www na co najmniej 14 dni przed ich wejściem w życie, przy czym informacja taka zostanie jednocześnie (z zachowaniem powyższego terminu) przesłana na adres mailowy Usługobiorcy podany podczas wypełniania Formularza Rejestracyjnego. Brak zgody na zmiany ze strony Usługobiorcy daje mu podstawę do jednostronnego wypowiedzenia umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia.
Info Management informuje, że zmiany dotyczące opłat wskazanych w Cenniku nie będą miały zastosowania do Usługobiorców w trakcie obowiązywania ich planów abonamentowych (czyli do czasu ich zakończenia). Nowa cena obowiązywać będzie dopiero po zakończeniu wybranego planu abonamentowego.
W przypadku rozbieżności pomiędzy niniejszym Regulaminem, a postanowieniami zawartymi przez Info Management w drodze odrębnych umów dotyczących świadczenia Usług pierwszeństwo mają postanowienia tych umów.
Prawem właściwym jest prawo polskie.
Niniejszy Regulamin obowiązuje od dnia 01.07.2015 roku.

E-Guide – Regulamin świadczenia usług